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【2019年11月信管论文模拟题】信息系统项目范围控制与进度管理

[ 日期:2019-11-1 ]

恒佳PMP培训中心

摘要
2015年3月,我参加XX集团公司集中XX(Management Support System)项目的建设,在该项目中我担任项目经理,负责项目的全面管理工作。该项目的组织结构为项目型,总投资500万元人民币,建设工期为1年。该项目以ERP业务知名的SAP/R3为核心,搭建计划建设、采购辅助、物流辅助、生产辅助、销售辅助五个支撑管理系统与SAP/R3集成,根据企业的行业特点为该企业打造集中运营XX管理系统(ERP管理系统),功能包括工程、采购与物流、生产、财务与成本、销售五大模块。2016年3月1日,该项目成功上线并顺利通过用户的验收,从上线至今系统运行状况良好,得到了用户的一致好评。本文结合作者实践,以XX企业集中XX项目为例,讨论了信息管理系统项目建设过程中的项目进度管理。本文首先叙述了对项目进度管理的认识;紧接着从活动定义、活动排序、活动的资源估算、活动的历时估算、编制进度计划、进度控制六个过程阐述了项目的进度管理;论文的最后总结了我在该项目进度管理方面的经验与不足。

正文
XX企业集中XX项目在该企业相关规范MBXX(Management & Business Management Support System)指导下于2015年3月1日正式启动,在该项目中我担任项目经理,负责项目的全面管理工作。该项目的组织结构为项目型,总投资500万元人民币,建设工期为1年。该项目以ERP业内知名的SAP/R3为核心,搭建集成、开放的计划建设、采购辅助、物流辅助、生产辅助、销售辅助五个支撑管理系统与SAP/R3高度集成,根据企业的行业特点为该企业打造了集中XX运营管理系统(ERP管理系统),功能覆盖工程、采购与物流、生产、财务与成本、销售五大模块。通过该项目的建设,统一了该企业基础数据的管理,规范了业务流程,夯实了管理基础,实现了跨部门、跨模块间业务流程的流转和管理信息的共享,保证了企业基础数据、业务管理的有效性、统一性和规范性,真正实现企业纵向管理一体化、横向信息集成化。该项目中计划建设、采购辅助、物流辅助、生产辅助、销售辅助五个支撑管理系统采用B/S体系结构,应用服务器采用Oracle公司的Weblogic应用服务器,数据库服务器采用Oracle11g,前台控制采JavaScript/Jquerry/Ajax脚本语言,界面设计采用HTML5/CSS+Div,业务逻辑采用JAVA技术实现。
XX企业集中XX项目建设规模大(涉及SAP、计划建设、采购辅助、物流辅助、生产辅助、物流辅助六个子系统,包括工程、采购与物流、生产、财务与成本、销售五大模块)、功能复杂;建设工期较长,不可控因素多;项目干系人多,协调难度大;项目团队人数多,管理难度大。为了保证项目按时保质的完成,我将项目分为SAP、计划建设、采购辅助、物流辅助、生产辅助、销售辅助六个子项目,分别委派子项目经理进行对应子项目的管理,明确了各子项目经理的职责与权力,通过有效的项目管理特别是出色的进度管理,取得了可喜的成绩。
我们知道,成功的信息管理系统建设是在约定的时间、确定的范围、预期的成本、要求的质量下完成项目,能否成功的管理好一个项目,进度管理的好坏非常重要。时间管理是信息管理系统建设的重要方面之一,它与范围、成本、质量构成项目建设的关键因素;进度管理是项目管理的基础,是项目团队后续工作行动的指南,一个完整的进度计划能最大的限度的保证整个项目在预定的时间内平稳、顺利的进行;时间管理是为了达到项目目标、满足用户的需求而展开的活动定义、活动排序、活动的资源估算、活动的历时估算、编制进度计划、活动控制等一系列管理活动的过程。下面以XX企业集中XX项目为例,从活动定义、活动排序、活动的资源估算、活动的历时估算、编制进度计划、活动控制六个过程阐述一下项目的进度管理。

1. 活动定义
活动定义指识别出完成项目而需进行的具体的、可实施的活动,将这些详细的活动编制成一个明确的活动清单,并让项目团队的每一个成员清楚有多少工作需要完成的过程。在活动定义方面,首先,我组织各子项目经理通过用户调研、用户访问、现场观摩进行项目调研,充分的了解项目的需求及项目的范围;然后,我们以详细的项目范围说明书、工作分解结构等相关文档为依据,结合项目活动清单模板及以往项目经验,采用分解技术将项目规划、蓝图设计、系统分析、系统设计、系统实施、数据收集、系统上线等阶段的工作分解为具体、更容易管理的活动,同时将这些详细的活动记录在项目活动清单中,以便团队的每个成员能清楚有多少工作需要完成。

2. 活动排序
活动排序也叫工作排序,这项工作主要明确各活动之间的顺序以及相互依赖的关系,并将此关系记录下来的过程。在活动排序方面,我们以项目详细范围说明书、项目活动清单等相关文档为依据,结合项目计划网络图模板,采用单代号网络图法确定各活动的顺序及互相依赖关系,通过项目计划网络图记录各活动之间的顺序及相互依赖关系。

3. 活动的资源估算
活动的资源估算是对每个活动所需要的人力、设备、材料等资源,以及每类资源需要多少做一个近似的估算,并记录在项目活动资源需求中。在活动的资源估算方面,我们以组织过程资产、项目活动清单及相关文档为依据,结合以往项目经验,采用自下而上方法,估算完成出每个活动所需要的人员、设备、材料等资源以及每类资源的数量,并记录在项目活动资源需求中。

4. 活动的历时估算
活动的历时估算是对完成每个活动所需要持续时间和完成整个项目所需的总体时间做近似的估算,并记录在活动历时估算中。在活动的历时估算方面,我们以项目活动清单、项目计划网络图、项目活动资源需求等相关文档为依据,采用历时三点估算方法,通过乐观时间、悲观时间、最可能完成时间估算出每个活动及整个项目所需持续的期望时间,记录在项目活动历时估算中。

5. 编制进度计划
进度计划就是根据项目的工作分解情况,结合各活动的先后顺序,参考各活动的历时估算,确定项目中各活动的开始时间和完成时间。项目进度计划是项目的基础,是项目团队后续工作的指南,一个完整的进度计划是最大限度的保证项目在预定的时间内平稳、顺序的进行。在编制进度计划该,我们以项目详细范围说明书、项目管理计划、项目活动清单、项目计划网络图、项目活动资源需求、项目活动历时估算等相关文档为依据,通过以下步骤编制出科学、详细、可行的进度计划 :(1)根据已识别的活动清单,结合活动的顺序与依赖关系,参照活动的资源估算,活动的历时估算,采用关键链路法编制出初步的进度计划;(2)采用资源平衡、进度压缩等技术对进度计划进行重新调整;(3)汇总各子项目进度计划,形成项目总进度计划;(4)分析项目总进度计划中存在的问题,要求各子项目经理调整各子项目进度计划,直到项目总进度计划合理、可行为止;(5)组织相关人员对进度计划进行评审,形成进度基准。

6. 进度控制
进度控制是对进度进行监控,将各项工作绩效信息与进度计划进行对比,评估当前绩效并决定是否采取某些纠正、预防措施,尽可能让各项工作按进度计划平稳、顺利来的进行。在进度控制方面,我们定期收集需求分析、业务蓝图设计、系统分析、系统设计、系统实施、数据收集、系统上线中各项活动的执行情况,结合挣值分析法度量各项工作的进度偏差SV、进度绩效指标SPI,并向相关项目干系人发布工作执行状况、进度状况、成本状况、项目预算等绩效信息;对于进度落后工作,组织项目组相关成员分析进度落后原因,采取对应措施(如加班赶工;增加资源加速活动的进程;更换经验更丰富的人提高效率;改进方法或技术提高效率;经过项目干系人同意减小活动范围或降低活动要求等)进行调整,最大限度地保证各项工作按照进度计划平稳、顺利的执行。

总结
通过有效的项目管理特别是出色的进度管理,XX企业集中XX项目与2016年3月1日成功上线并顺利的通过的用户的验收,系统上线至今运行良好,得到了用户的一致好评。该项目的成功从某方面得益于我成功的进度管理,在该项目的质量管理方面,我总结出几条有用的管理经验:(1)重视项目的调研,充分了解项目需求与范围;(2)树立正确的思想,采用适当的方法、遵循一定的流程,严格按照进度管理的要求做好活动定义、活动排序、活动的资源估算、活动的历时估算、编制进度计划、进度控制工作;(3)建立问题跟踪机制,对每个阶段的问题进行记录和跟踪,将每个问题落实到具体负责人。当然,在该项目的进度管理中,也有一些不足:(1)在单元测试中,有位人员离职,导致该模块单元测试延期一天;(2)在数据收集过程中,某模块业务顾问发错了收集模板,影响了数据收集的质量;不过经过我后期的纠偏,并没有对项目产生什么影响。在后续的学习和工作中,我将不断的充电学习,多于同行交流,提升自己的业务和管理水平,形成组织过程资产,力争为我国信息化建设付出努力。

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